Soy un Smartworker. De hecho, he sido un SmartManager por más de 10 años y se ha convertido en una segunda naturaleza para mí manejar a mis colegas y colaboradores externos de forma remota. Para llegar a este punto, y tener a mis equipos trabajando de manera eficiente y armoniosa con cero fricción, he adoptado lo que podría ser visto como las mejores prácticas de comunicación realmente útiles para los equipos distribuidos y remotos.
Comunicación inteligente
Para utilizar un enfoque de smartworking de manera eficiente, como mencioné en mi artículo anterior, necesitas algo más que una solución de web y videoconferencia. También necesitas una plataforma de colaboración que ofrezca un entorno de comunicación asíncrono avanzado (y no: el correo electrónico más WhatsApp no es una solución).
Una vez que tengas esa plataforma, aquí tienes 5 ideas para hacer la comunicación del equipo más fluida y efectiva:
Informe semanal:
En lugar de pasar horas en una videoconferencia escuchando a cada miembro del equipo entregar su informe semanal (lo que puede ser muy útil para el director, pero es realmente aburrido para todos los que esperan su turno), cada miembro del equipo publica un post, compartido con todo el equipo, en el que se enumeran los detalles más destacados de lo sucedido la semana pasada y lo que está previsto para la próxima. Esto hace que todos se centren en sus objetivos, pero también aumenta la visibilidad de lo que los demás están trabajando.
Videoconferencia semanal:
Celebrar reuniones de vídeo más breves y centradas acordando el horario con el equipo y utilizando el tiempo para discutir sólo los temas que requieren la discusión y participación de todo el equipo. Cada videoconferencia va acompañada de un chat de grupo con información relevante (enlaces, documentos, etc.) que sirve para sacar a la luz cualquier problema antes, durante y después de la sesión. En algunos casos también puede ser útil compartir la grabación en vídeo de la sesión.
Chats de grupo:
Para las discusiones sobre temas específicos con grupos seleccionados de personas, utilice los chats de grupo en lugar de hilos interminables de correos electrónicos que son difíciles de seguir porque el hilo de la conversación se pierde o se secuestra. De este modo, los conocimientos compartidos seguirán estando disponibles para quienes los necesiten, hayan participado o no en la conversación, proporcionando un archivo útil y ayudando a la continuidad incluso cuando haya cambios en los equipos o procesos.
Llamadas informales en grupo o individuales:
Estar separados físicamente hace más difícil establecer un vínculo con los colegas, así que para que la relación sea más humana, permite momentos de comunicación informal sobre temas no relacionados con el negocio. Por ejemplo, en este periodo de COVID19, en nuestras llamadas de actualización semanales he introducido una sección en la que cada uno es libre de ponernos al día sobre la situación en su región o nación. He comprobado que realmente ayuda a la gente a poder compartir sus ansiedades y preocupaciones con los demás.
Llamadas no programadas:
Intente animar a su equipo a resistir la tentación de llamar continuamente a sus colegas para pedir información sobre esto o aquello, como harían si estuvieran todos juntos en la oficina. En su lugar, acostúmbrese a concertar llamadas por chat con el experto correspondiente. Además, insiste en la necesidad de respetar los horarios de llamada acordados, porque todos tenemos que considerar que cada uno necesita adaptarse a su entorno familiar y, por tanto, trabajará cuando más le convenga. Por ejemplo, tengo un colaborador que, por diversas razones, ha decidido trabajar como si estuviera en Estados Unidos, por lo que puedo encontrarlo conectado a las 3:00 de la mañana, pero rara vez antes de las 2:00 de la tarde. En este caso, el chat individual ha resuelto casi por completo nuestro flujo de comunicación. Dejamos los comentarios y las actualizaciones de forma asíncrona para respetar los diferentes horarios de trabajo del otro.
Es sencillo, ¿verdad? Al principio, cambiar la forma de comunicarse puede parecer arduo e ineficaz, porque los viejos hábitos son difíciles de erradicar. Mi recomendación es dar pequeños pasos, introduciendo sólo un cambio cada vez, acostumbrándose a ese cambio y dándole el tiempo suficiente para apreciar sus beneficios e inconvenientes. Lleva más tiempo, pero merece la pena porque acabará con un cambio que se mantiene.
¡Reglas de trabajo inteligente!
